Hiện nay, hình thức bán hàng qua điện thoại đang ngày càng trở nên phổ biến bởi sự nhanh gọn và linh hoạt. Vì thế, thay vì sử dụng chữ ký của người mua hàng như truyền thống, người bán sẽ đóng một con dấu để xác nhận thanh toán. Ngoài việc quan tâm đến phần mềm hóa đơn điện tử để chuẩn bị áp dụng, những doanh nghiệp đóng dấu hóa đơn bán hàng qua điện thoại cần chú ý điều gì trong quá trình thực hiện hình thức này? Câu trả lời sẽ được bật mí ngay sau đây.
Theo điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn như sau: “Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn”.
1. Quy định về ngày, tháng, năm lập hóa đơn
Đối với hàng hóa chuyển quyền sở hữu từ người bán sang người mua thì ngày lập hóa đơn phải là thời điểm chuyển quyền, không phân biệt người bán đã thu tiền hay chưa.
Đối với dịch vụ được cung cấp thì ngày lập hóa đơn phải là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu bên cung ứng (người bán) thu tiền trước hoặc trong khoảng thời gian cung ứng dịch vụ thì ngày thu tiền chính là ngày lập hóa đơn.
2. Quy định về chữ ký của người mua hàng
Theo quy định trên yêu cầu người bán và người mua ký và ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu của người bán (nếu có), vì vậy trong trường hợp bán hàng qua điện thoại hoặc qua mạng thì người mua không cần có mặt để ký và ghi họ tên của mình.
Cụ thể hơn, theo điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ quy định: Đối với việc mua hàng không trực tiếp như mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì bên mua hàng không nhất thiết phải ký hay ghi đầy đủ họ tên trên hóa đơn. Khi kế toán của bên mua lập hóa đơn thì trên tiêu thức “người mua hàng” cần ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Theo đó, trường hợp mua hàng hóa tại Việt Nam qua điện thoại, qua mạng, fax không thể ký trên hóa đơn thì bên bán hàng khi lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 điều 14 Thông tư 64/2013/TT-BTC.
Nếu mua hàng hóa trực tiếp tại trụ sở bên bán hoặc có ký kết hợp đồng mua bán thì tại tiêu thức người mua trên hóa đơn phải có chữ ký và ghi rõ họ tên người mua hàng của công ty.
Như vậy, khi lập hóa đơn bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX, người bán chỉ cần ghi rõ là “Bán hàng qua điện thoại/ mạng/fax” và đóng dấu là được.
3. Những lỗi sai thường gặp về việc đóng dấu hóa đơn bán hàng qua điện thoại
Trường hợp 1: Doanh nghiệp bán hàng giao dịch qua điện thoại và internet nhưng lại giao hàng trực tiếp đến trụ sở của khách hàng.
Doanh nghiệp xuất hóa đơn và gửi qua đường bưu điện cho khách hàng nhưng lại đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” dưới tiêu thức “Người mua hàng ký, ghi rõ họ tên”.
Như vậy là sai quy định vì doanh nghiệp đã gửi hàng trực tiếp cho khách hàng tức là đã gặp mặt khách hàng, như vậy khách hàng hoàn toàn có thể ký vào tiêu thức này.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chọn “trung chuyển” qua một bên thứ ba thì mới được phép áp dụng trường hợp bán hàng qua điện thoại hoặc qua mạng.
Xem thêm:
- Đóng góp từ thiện có được giảm trừ thuế thu nhập cá nhân không?
- Chữ ký số trên hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?
Trường hợp 2: Một số doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quảng cáo bao gồm việc phát triển ý tưởng chủ đạo cho chiến dịch, phát triển phim quảng cáo truyền hình… cho khách hàng nhưng lại coi đây là trường hợp bán hàng qua điện thoại.
Thực tế, những hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo là hình thức bán hàng trực tiếp, có ký kết hợp đồng và các dịch vụ được thực hiện trực tiếp cho khách hàng nên không được coi là bán hàng qua điện thoại.